E-Mail Archivierung

E-Mails sicher und nachvollziehbar aufbewahren

E-Mail Archivierung

E-Mails enthalten häufig geschäftskritische Informationen wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Absprachen. Mit einer E-Mail Archivierung stellen Sie sicher, dass diese Nachrichten langfristig, nachvollziehbar und zentral verfügbar bleiben – unabhängig davon, ob ein Postfach aufgeräumt, ein Benutzer gelöscht oder ein Gerät ersetzt wird.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung einer GoBD und DSGVO-konformen E-Mail Archivierung, die zu Ihrer Umgebung passt. Dabei achten wir auf eine sichere  Aufbewahrung, klare Zugriffsrechte und eine einfache Suche, damit E-Mails und Anhänge schnell wiedergefunden werden. Gleichzeitig entlastet eine Archivierung Ihren  Postfachspeicher und kann die Performance verbessern, da weniger Daten aktiv im Mail-System vorgehalten werden müssen.

Ihre Vorteile

  • Revisionssichere Aufbewahrung
    E-Mails werden unveränderbar und nachvollziehbar archiviert.

  • Schnelle Suche und Wiederfinden
    E-Mails und Anhänge sind zentral verfügbar – auch nach Jahren.

  • Entlastung der Postfächer
    Weniger Daten im Live-Postfach sorgt für mehr Übersicht und weniger Speicherprobleme.

  • Schutz bei Benutzerwechseln
    Informationen bleiben erhalten, auch wenn Mitarbeiter ausscheiden oder Postfächer gelöscht werden.

  • Mehr Sicherheit und Kontrolle
    Klare Berechtigungen sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben.

Praxisbeispiele

  1. Ein Unternehmen erreichte regelmäßig Speichergrenzen in den E-Mail Postfächern, konnte aber geschäftliche E-Mails nicht einfach löschen. Nach Einführung der E-Mail Archivierung, wurden die Postfächer entlastet und Inhalte in das E-Mail Archiv verlagert. Trotzdem bleibt sichergestellt, dass alle E-Mails weiterhin schnell auffindbar sind.
  2. Durch das beim Kunden eingeführte E-Mail Archiv konnten die revisionssicher archivierten E-Mails im Rechtsstreit als Beweismittel genutzt werden. Kundenrückfragen und alte Absprachen und Anhänge konnten in kürzester Zeit wiederhergestellt und vorgelegt werden.